Elabore seu Cronograma de Projeto com Boas Práticas

O cronograma é a ferramenta que suporta todo o processo de planejamento e o monitoramento e controle de projetos. Apresenta a sequência detalhada das atividades a serem realizadas na execução de um projeto, os recursos necessários para cada uma delas, além de outras informações importantes. 

Do cronograma inicial aprovado se extrai a baseline pela qual o projeto será gerido em nível superior.  

Diversas são as razões para se ter um cronograma bem construído, mas o que quer dizer isso no contexto do gerenciamento de um projeto?

Afirmar que um cronograma foi bem construído quer dizer que ele deve representar a melhor estimativa dos planejadores, deve conter a sequência correta das atividades e a exata disponibilidade de recursos. Além disso, existem outros elementos essenciais que devem ser considerados:

1. O cronograma deve ser desenvolvido a partir da EAP. A atualização do cronograma deve ser capaz de responder quanto já foi realizado de cada pacote de trabalho da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) e para isso as atividades devem ser detalhadas dentro de cada pacote de trabalho e depois sequenciadas entre os pacotes.  
2. Todo cronograma deve estar “amarrado”, ou seja, cada atividade deve ser ligada a pelo menos uma atividade predecessora e uma atividade sucessora. A desobediência a essa regra pode resultar em distorções gravíssimas nos resultados apresentados pelo cronograma, normalmente, tornando-o mais curto e otimista. Além disso, um cronograma com atividades sem ligações não é apropriado para a realização da análise quantitativa de riscos (simulação de Monte Carlo).
3. Os marcos de acompanhamento devem representar acontecimentos marcantes para o desenvolvimento do projeto. Os marcos são representados nos cronogramas por diamantes (losangos) tem duração zero e são eventos que devem estar nos caminhos crítico ou sub-críticos para facilitar a visibilidade do desenvolvimento do projeto pelo patrocinador e partes interessadas. Não se deve esquecer que todo cronograma deve apresentar um marco de início e fim de projeto.
4. Não devem ser utilizados lags negativos. Um lag é um tempo de espera necessário entre uma atividade e outra que pode representar, por exemplo, a secagem de uma peça de concreto. A utilização de um lag negativo quer dizer que você deve iniciar uma atividade dias antes de outra acabar, mas, na prática, não há como saber quando essa atividade de fato acabará, então deve-se abandonar esse conceito mesmo que os softwares de planejamento apresentem essa possibilidade.
5. As janelas de execução devem ser programadas no cronograma. Muitas vezes esquecemos que a algumas atividades só podem ser executadas em condições (janelas) específicas. Por exemplo, sabemos que na região Norte do país, algumas tarefas de construção civil não são possíveis de serem realizadas no período das chuvas ou que para construções em áreas de proteção ambiental aquática podemos ter atividades interrompidas no período do defeso de algumas espécies. Logo, as janelas de execução devem estar programadas para todas as atividades impactadas por essas condições sob pena de se obter resultados irreais nos cronogramas e demora na resposta da gestão.
6. Não se devem utilizar datas fixas para as atividades. A utilização de datas fixas para o início ou fim de atividades enrijecem o cronograma, tornando-o insensível a desvios de prazo em parte das atividades. As datas de execução das atividades devem ser obtidas a partir da duração, sequência e recursos disponíveis para as mesmas. 
7. Evitar o uso da Ligação Início-Fim entre atividades. A Ligação Início-Fim ocorre, em tese, quando uma atividade para encerrar depende do início de outra atividade. Além de difícil interpretação, a utilização desse tipo de atividade dificulta a utilização de softwares de simulação.

Essas práticas, são recomendadas por instituições como o PMI (Project Management Institute) e o IPA (Independent Project Analysis), bem como por planejadores experientes. Experimente e veja como poderá ter resultados surpreendentes.

Postagem por:

Bruno Lucena é professor adjunto da UFPA, professor e praticante de gerenciamento de projetos e programas.